Os 5 limites de gerir OKR em planilha, e como saber que você chegou neles

A planilha de OKR trava em cinco pontos: ela não guarda histórico, não liga a meta ao trabalho, não avisa ninguém, não tem noção de permissão e não sobrevive a várias pessoas editando. Os dois primeiros são os que realmente matam o método. Os outros três são incômodos que se contornam com disciplina, e por isso enganam.

Limite 1: a planilha guarda o ponto, não a curva

Toda semana alguém sobrescreve a célula do valor atual, e o valor da semana anterior deixa de existir. Você fica sabendo que a conversão está em 26% e não fica sabendo se ela vinha de 22 subindo devagar ou se pulou de 19 para 26 na semana passada.

Isso importa porque as duas situações pedem decisões opostas. Subindo devagar e constante, o certo é não mexer. Pulou de uma vez, vale entender o que aconteceu antes de comemorar, porque frequentemente é um efeito único que não se repete.

Limite 2: a meta e o trabalho vivem em mundos separados

Este é o limite que mata o método, e o único desta lista que não tem contorno bom.

O resultado-chave está na planilha. O trabalho que moveria esse resultado-chave está no quadro de tarefas, no Trello, no caderno ou na cabeça de alguém. São dois mundos que nunca se tocam. Em janeiro isso não incomoda porque todo mundo lembra da conversa de planejamento. Em março, o quadro de tarefas está cheio e a planilha está desatualizada, e a conclusão que a empresa tira é que "OKR não funcionou aqui".

O teste de dez segundos: pergunte a alguém do time qual tarefa que ele vai fazer esta semana existe por causa de um resultado-chave. Se a resposta demorar, os dois mundos já se separaram.

Limite 3: a planilha não cobra ninguém

Ela não manda mensagem, não lembra que a semana passou, não sabe que o seu número está parado há três check-ins. Quem faz isso é uma pessoa, e é sempre a mesma pessoa.

O sinal de que você chegou aqui é específico e fácil de reconhecer: existe alguém na empresa cuja segunda-feira é perseguir número. Costuma ser quem implantou o método, e costuma ser a primeira pessoa a se cansar dele. Quando essa pessoa sai de férias, o ciclo para.

Limite 4: não existe permissão dentro de uma planilha

Ou a pessoa vê o arquivo inteiro, ou não vê nada. Isso deixa de ser detalhe no dia em que a empresa quer que cada time acompanhe o seu, mas nem todo mundo veja a meta de faturamento, ou o indicador de turnover, ou a nota de um time que está mal.

A saída que todo mundo usa é dividir em vários arquivos, e ela cria o problema seguinte: agora existem três planilhas, duas estão desatualizadas, e a consolidação virou trabalho manual de alguém no fim do mês.

Limite 5: edição simultânea desgasta a planilha

Numa planilha compartilhada com dez pessoas editando, fórmula é apagada. Não por má fé: alguém cola um valor por cima de uma célula calculada e a coluna passa a mostrar um número que não se recalcula mais. O erro não avisa, e pode levar semanas para alguém reparar.

Quando continuar na planilha é a decisão certa?

Em dois casos, e vale dizer isso claramente vindo de quem vende a alternativa.

O primeiro é o primeiro ciclo. Trocar de ferramenta e aprender o método ao mesmo tempo faz a empresa confundir os dois, e quando algo dá errado ninguém sabe se o problema era o OKR ou o software. Rode um trimestre na planilha, erre o que tiver de errar no texto dos resultados-chave, e só então mude.

O segundo é a empresa de até dez pessoas com um dono claro da planilha e a cadência funcionando. Se o check-in acontece toda semana, o número está atualizado e ninguém reclama, o problema que a ferramenta resolveria não existe ainda. Trocar por trocar só acrescenta uma migração.