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Planilha de OKR: como montar a sua em Excel ou Google Sheets, coluna por coluna

Por Érico Rodrigues5 min de leitura

Uma planilha de OKR funcional precisa de 12 colunas: ciclo, time, objetivo, resultado-chave, unidade, valor de partida, meta, valor atual, progresso, status, responsável e prazo. As duas últimas que importam são calculadas: progresso é (atual menos partida) dividido por (meta menos partida), e status compara esse progresso com o tempo já gasto do ciclo.

Quais colunas a planilha precisa ter?

ColunaExemploPor que existe
A · CicloQ1 2027Permite guardar os trimestres antigos na mesma aba
B · TimeComercialFiltro mais usado no check-in
C · ObjetivoVirar a referência de atendimento do nosso nichoRepetido em cada linha do mesmo objetivo
D · Resultado-chaveElevar a conversão de proposta em contratoA frase, sem os números
E · Unidade%Evita comparar reais com pontos
F · Partida22De onde você saiu
G · Meta31Onde quer chegar
H · Atual26O único campo que se digita toda semana
I · Progresso44%Fórmula
J · StatusAtençãoFórmula
K · ResponsávelAna PradoQuem sabe o número, não quem faz tudo
L · Prazo31/03/2027Quase sempre o fim do ciclo
A estrutura mínima. Cada linha da planilha é um resultado-chave, não um objetivo

O erro de montagem mais comum é fazer uma linha por objetivo e jogar os resultados-chave em colunas ao lado (RC1, RC2, RC3). Parece mais limpo e destrói a planilha: você não consegue filtrar por responsável, não consegue somar progresso, e o quarto resultado-chave não cabe. Uma linha por resultado-chave, sempre.

Qual é a fórmula de progresso?

A conta é quanto do caminho você já andou. Supondo os dados na linha 2, com partida em F, meta em G e atual em H:

=SEERRO(MÁXIMO(0; MÍNIMO(1; (H2-F2)/(G2-F2))); "")
Em Excel português. Em inglês e no Google Sheets: IFERROR(MAX(0,MIN(1,(H2-F2)/(G2-F2))),"")

Formate a coluna como porcentagem. O detalhe elegante dessa fórmula é que ela funciona nos dois sentidos sem nenhum ajuste. Quando a meta é MENOR que a partida, como em reduzir churn de 3,4% para 2,0%, o numerador e o denominador invertem o sinal juntos e o resultado continua certo. Muita planilha caseira tem duas fórmulas diferentes para isso, e uma delas está errada.

O MÁXIMO e o MÍNIMO travam o valor entre 0 e 100%. Sem eles, um resultado-chave que piorou mostra progresso negativo, e um que superou a meta mostra 140%, o que estraga qualquer média que você fizer depois.

Como fazer a coluna de status não mentir?

Aqui está o erro que separa uma planilha útil de uma planilha decorativa. A tentação é escrever algo assim: acima de 70% é verde, acima de 40% é amarelo, abaixo é vermelho. O problema é que 40% de progresso em janeiro é ótimo e 40% em março é um incêndio, e essa fórmula pinta os dois da mesma cor.

O status precisa comparar o progresso com o tempo já gasto do ciclo. Guarde a data de início e a de fim em duas células fixas, digamos B7 e B8 de uma aba de instruções:

=SE(I2="";"";SE(I2>=1;"Concluído";
  SE(I2>=(HOJE()-$B$7)/($B$8-$B$7)-0,1;"No caminho";
  SE(I2>=(HOJE()-$B$7)/($B$8-$B$7)-0,25;"Atenção";"Em risco"))))
A folga de 10% e 25% existe porque progresso raramente é linear

Evite a função LET para encurtar essa fórmula. Ela só existe no Excel 365; num Excel 2019, que é o que muita empresa ainda tem, ela devolve #NOME?. A repetição feia é o preço de a planilha abrir na máquina de todo mundo.

Por que criar uma aba de check-in semanal?

Porque a coluna "atual" apaga o passado. Toda semana alguém sobrescreve o número, e o valor da semana anterior desaparece para sempre. Você fica sabendo onde está e nunca como chegou lá.

A solução barata é uma segunda aba com os resultados-chave nas linhas e treze colunas, S1 a S13, para as semanas do trimestre. Leva dois minutos por semana e é o que permite a conversa mais útil do ciclo: este número está subindo devagar desde o começo, ou travou nas últimas três semanas? São diagnósticos diferentes, com ações diferentes.

E se a empresa usa Google Sheets?

Tudo acima funciona igual, com os nomes de função em inglês: IFERROR, MAX, MIN, IF, TODAY. A vantagem real do Sheets aqui é a edição simultânea, que resolve o pior problema operacional da planilha de OKR: várias pessoas precisando atualizar o número na mesma manhã de segunda.

A desvantagem aparece depois. Quanto mais gente edita, mais fácil alguém apagar uma fórmula sem perceber, e a planilha passa a mostrar número errado sem nenhum aviso. Proteja as colunas I e J, que são calculadas, logo no primeiro dia.

Perguntas frequentes

Uma planilha dá conta de quantas pessoas?
Na prática, até cerca de quinze pessoas atualizando números, se houver uma pessoa cuidando dela. Acima disso os problemas deixam de ser de fórmula e passam a ser de coordenação: quem atualizou o quê, quando, e por que este número mudou sem ninguém saber. Nenhuma coluna resolve isso.
Devo colocar as tarefas na mesma planilha?
É tentador e costuma dar errado. A planilha de OKR tem uma linha por resultado-chave, e uma de tarefas tem uma linha por tarefa: são granularidades diferentes que brigam pela mesma aba. O que funciona é uma coluna a mais dizendo onde as tarefas daquele resultado-chave vivem, mesmo que seja um link para outro lugar.
Como faço o gráfico de acompanhamento?
A partir da aba de check-in, não da aba principal. Selecione a linha do resultado-chave e as treze colunas de semana e insira um gráfico de linha. A aba principal só tem o ponto de hoje, então gráfico feito a partir dela não mostra evolução nenhuma.
Vale a pena manter os ciclos antigos na mesma aba?
Vale, e é a razão da coluna Ciclo. O que faz diferença no segundo ano é conseguir perguntar o que aconteceu com aquele indicador nos últimos quatro trimestres. Se cada ciclo virar um arquivo novo, essa pergunta passa a custar meia hora e ninguém faz.

Quando a planilha para de servir

Ela serve muito bem o primeiro trimestre e boa parte do segundo. O que costuma quebrar não é o tamanho da empresa, é a distância entre a planilha e o trabalho: o resultado-chave mora nela, e a tarefa que o move mora no quadro de outra pessoa.

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